Tietosuojaseloste Sympa HR-järjestelmästä rekrytointia varten

Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry (”Yhteisö”)
Osoite: Toinen linja 17, 00530 HELSINKI
Puhelin: 075 32451
E-mail: janne.toivonen(at)mll.fi
Rekisteriasioita hoitava henkilö: HR-päällikkö Janne Toivonen

Sympa Oy (1938597-5)
Askonkatu 9 F, 15100 Lahti
info(at)sympa.fi
www.sympa.fi

Rekisteri Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry:n työnhakijoista.

Rekisteri on tarkoitettu Mannerheimin Lastensuojeluliiton ilmoittamiin avoimiin työtehtäviin tulevien hakemusten ja hakijatietojen käsittelyyn. Järjestelmään rekisteröitynyt henkilö voi osoittaa hakemuksensa kohdistettuun työtehtävään tai jättää järjestelmään avoimen hakemuksen.

Henkilö täyttää rekrytointijärjestelmässä muun muassa seuraavat tiedot, joista osa on pakollisia, osa vapaaehtoisia: etunimi, sukunimi, lähiosoite, postinumero- ja toimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, hakijan suorittamat tutkinnot ja koulutukset, äidinkieli, muu kielitaito, IT-taidot, työkokemus, palkkatoive, irtisanomisaika, työtehtävät ja toimipaikat, joista henkilö on kiinnostunut, avoimen hakemuksen voimassaoloaika ja mistä henkilö on kuullut avoimesta työtehtävästä. Rekrytointijärjestelmään tallentuvat tiedot henkilön täyttämistä työhakemuksista, niiden sisällöstä sekä lähetysajankohdasta.

Henkilörekisteri muodostuu henkilön itse rekrytointijärjestelmän kautta ilmoittamista tiedoista. Tietoja käsitellään Suomen henkilötietolakien ja EU:n tietosuojasäännösten mukaisesti. Rekisteri koostuu henkilön järjestelmään syöttämistä tiedoista sekä hänen sinne liittämistään hakemuksesta, ansioluettelosta sekä muista hakemuksen liitteistä.

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Valvottujen ja vartioitujen tilojen ulkopuolella tarvittaessa käsiteltävät ja säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Tietoliikenneyhteydet henkilötietorekisteriin suojataan yhteyden salauksella. Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina.

Sympa HR-rekrytointijärjestelmässä oleviin tietoihin on rajoitettu pääsy. Sympa HR-järjestelmän käyttäjille on määritelty pääsy työtehtäviensä perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin. Käyttäjien tunnukset Sympa HR-järjestelmään ovat henkilökohtaiset.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Sympa Oy käsittelee henkilötietoja Yhteisön toimeksiannosta ja lukuun Sympa HR-järjestelmän tarjoamiseksi. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Sympa HR-järjestelmän toteuttamiseksi.

Sympa Oy:n palvelinsaleina käytetään Microsoft Azurea. Palvelinsalit, joissa Sympa HR-järjestelmän henkilötiedot ovat, sijaitsevat Microsoft Azuren tiloissa Irlannissa ja Alankomaissa. Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle perustuu Privacy Shield -järjestelmään, johon siirronsaajana oleva Microsoft Azure on rekisteröitynyt. Sympa HR-järjestelmässä olevat henkilötiedot on kryptattu.

Sympa Oy voi Yhteisön kirjallisella luvalla käyttää myös muita EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevia palveluntarjoajia Sympa HR-järjestelmän toteuttamiseksi, mutta henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Henkilön lähettämät kohdistetut hakemukset ja henkilötiedot säilytetään mahdollisten oikeusvaateiden varalta Yhdistyksen järjestelmässä kahden vuoden ajan hakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen ne poistetaan. Avoin hakemus on aktiivisena järjestelmässä 6 kuukautta hakemuksen lähettämisestä. Tämän jälkeen avoin hakemus poistetaan järjestelmästä. Pyynnöstä henkilön kaikki tiedot poistetaan järjestelmästä välittömästi, eikä tietoja voi tämän jälkeen enää palauttaa.

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihinsa ja oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot. Rekisteröity voi teknisen käyttöyhteyden, käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla saada pääsyn tietoihinsa, tarkastaa itse tietojaan sekä päivittää ja muuttaa näitä tietoja. Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja. Rekisteröity voi myös lähettää tarkastus- tai korjauspyynnön Yhteisön kohdassa 1 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Edellä mainitun lisäksi rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista ja oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhteisölle, Yhteisö käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö Yhteisön kohdassa 1 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Yhteisö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhteisö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.5.2018.